Im Fall einer Bewilligung erhält der oder die Bewilligungsempfangende eine schriftliche Zusage. Diese enthält eine Projektnummer, die bei jeglichem Schriftverkehr von dem oder der Bewilligungsempfangenden angegeben werden muss. Mit dem gleichzeitig vergebenen Passwort erhält der oder die Bewilligungsempfangende Zugang zu den Förderdokumenten der Klaus Tschira Stiftung: den Auftrags- und Bewilligungsbedingungen und weiteren Unterlagen zur Projektabwicklung (Mittelanforderung und Verwendungsnachweis).

Die Klaus Tschira Stiftung behält sich vor, die Öffentlichkeit auch selbst über Förderentscheidungen und Ergebnisse aus Projekten zu informieren. Der oder die Bewilligungsempfangende verpflichtet sich mit der Annahme der Förderung der Stiftung zeitnah geeignetes Text- und Bildmaterial zur Verfügung zu stellen. Alle Veröffentlichungen, die im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt stehen, müssen mit der Stiftung vor Weitergabe an die Öffentlichkeit abgestimmt werden.