Im Fall einer Bewilligung erhält der Bewilligungsempfänger eine schriftliche Zusage. Diese enthält eine Projektnummer, die bei jeglichem Schriftverkehr vom Bewilligungsempfänger angegeben werden muss. Mit dem gleichzeitig vergebenen Passwort erhält der Bewilligungsempfänger Zugang zu den Förderdokumenten der Klaus Tschira Stiftung: den Auftrags- und Bewilligungsbedingungen und weiteren Unterlagen zur Projektabwicklung (Mittelanforderung und Verwendungsnachweis).

Die Klaus Tschira Stiftung behält sich vor, die Öffentlichkeit auch selbst über Förderentscheidungen und Ergebnisse aus Projekten zu informieren. Der Bewilligungsempfänger verpflichtet sich mit der Annahme der Förderung der Stiftung zeitnah geeignetes Text- und Bildmaterial zur Verfügung zu stellen. Alle Veröffentlichungen, die im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt stehen, müssen mit der Stiftung vor Weitergabe an die Öffentlichkeit abgestimmt werden.